Sjekkliste for leveranseformater før du sender grafikken videre

Før du eksporterer noe, bør du vite hvem som skal bruke grafikken og i hvilket program. Et videoteam som legger bildetekster over en direktesending trenger ofte andre filer enn en arrangør som kjører lysbilder fra en scenemaskin. Skriv ned navnet på mottakeren, programmet de bruker og hvilken oppløsning sendingen går i. Det tar to minutter og avgjør nesten alle valgene som kommer etterpå.

Jeg ber deltakerne på kurset om å sende én kort melding til videoteamet i god tid, gjerne i høstukene når nye sesonger med webinarer starter og rutinene fortsatt er ferske. Spør om bildestørrelse, bildefrekvens, om de vil ha gjennomsiktig bakgrunn, og om de ønsker filer samlet eller delt per scene. Svaret får du helst skriftlig, slik at du kan vise til det om noe blir misforstått.

Hvis du ikke får svar, velg de vanligste innstillingene og skriv tydelig i leveransen hva du har valgt. Da kan mottakeren raskt si fra om noe må endres.

• Hvem mottar filene, og i hvilket program?
• Hvilken oppløsning og bildefrekvens har sendingen?
• Skal bakgrunnen være gjennomsiktig eller heldekkende?
• Hvem kan du ringe hvis noe er uklart?

Grafikk med gjennomsiktig bakgrunn, som navneskilt og bildetekster, leveres vanligvis som PNG eller i et format som støtter alfakanal. Heldekkende lysbilder og bakgrunner kan være JPEG eller PNG, avhengig av hvor skarp teksten må være. Animert grafikk leveres som videofil eller bildesekvens etter avtale. Det viktigste er at du ikke gjetter, men har spurt mottakeren på forhånd.

Unngå å sende kun den åpne arbeidsfilen fra layoutprogrammet. Den krever at mottakeren har samme program, samme skrifter og samme versjon, og det har sjelden noen. Eksporter ferdige filer, og legg arbeidsfilen ved bare hvis det er avtalt at mottakeren skal gjøre endringer selv.

Tekst som skal leses på skjerm tåler dårlig hard komprimering. Sjekk et utsnitt i full størrelse etter eksport. Er kantene rundt bokstavene uklare eller har fått fargerester, eksporterer du på nytt med lavere komprimering.

• PNG for gjennomsiktige bildetekster og paneler
• JPEG kun der det ikke ligger tynn tekst
• Ferdige eksportfiler først, arbeidsfil bare etter avtale

Lag grafikken i samme størrelse som sendingen, eller i et helt multiplum av den. Går sendingen i full HD, er 1920 × 1080 piksler et trygt utgangspunkt. Eksporterer du mindre og lar programmet forstørre, blir kantene myke. Eksporterer du større uten å tenke på sikker sone, risikerer du at tekst havner for nær kanten og blir kuttet på enkelte skjermer.

Hold viktig tekst innenfor en sikker sone med god avstand til alle kanter. Legg en midlertidig ramme i layouten som viser sonen, og fjern den før eksport. Dette er særlig viktig for talerbildetekster nederst i bildet, der nettleserens kontroller ofte dekker deler av flaten.

Se også på tekststørrelsen. Det som virker stort på din skjerm, kan bli lite på en mobil. Åpne eksportfilen i redusert størrelse og vurder om den fortsatt kan leses uten å myse.

• Samme størrelse som sendingen, ellers hele multipler
• Sikker sone rundt all viktig tekst
• Test lesbarhet i miniatyrstørrelse

Gode filnavn er den delen av leveransen som oftest blir glemt. Et navn som «ny_final2_endelig» sier ingenting til en som sitter midt i en sending. Bruk et fast mønster: prosjekt, innhold, versjon, for eksempel «webinar-høst_navneskilt-ola_v2». Unngå mellomrom og spesialtegn som æ, ø og å hvis du ikke vet at mottakerens system håndterer dem.

Legg filene i mapper som følger rekkefølgen i sendingen eller typen grafikk. Én mappe for bildetekster, én for lysbilder, én for paneler. Har du flere versjoner, flytt de gamle til en egen mappe merket tydelig, slik at ingen bruker feil fil under press.

En kort tekstfil i leveransen, med liste over filene, formatet og eventuelle skrifter som er brukt, gjør at mottakeren slipper å lete. Den trenger ikke være lang, ti linjer holder.

• Fast mønster: prosjekt, innhold, versjon
• Ingen mellomrom eller spesialtegn i filnavn
• Gamle versjoner i egen, tydelig merket mappe

Når grafikken eksporteres som ferdige bilder, følger skriftene med. Leverer du derimot redigerbare filer, må skriftene enten legges ved eller konverteres til former. Sjekk lisensen for skriften før du deler den, og skriv i leveransen hvilken skrift som er brukt, slik at mottakeren kan gjøre små rettelser uten å gjette.

Fargene kan også avvike mellom skjermer. Bruk fargeprofilen som er avtalt, ofte standard skjermprofil, og ikke blandet. Sjekk at kontrasten mellom tekst og bakgrunn holder, også når grafikken legges over levende video der bakgrunnen endrer seg hele tiden. Mørk tekst på lys flate tåler variasjon bedre enn tynn, lys tekst på bilde.

Til slutt: se gjennom alt med friske øyne. Skrivefeil i navn og titler er det mest synlige som kan gå galt i en direktesending, og det rettes lettest før filene forlater deg.

• Dokumenter skrifter og lisens
• Sjekk kontrast mot bevegelig bakgrunn
• Les alle navn og titler høyt én gang til

Når alt er klart, åpne leveransen som om du var mottakeren. Pakk ut mappen, åpne tre filer tilfeldig og legg dem inn i et enkelt testprosjekt hvis du har mulighet. Ser bakgrunnen riktig ut? Ligger teksten innenfor sikker sone? Er navnet på filen det samme som i listen? Finner du feil nå, koster det deg minutter, ikke en stresset telefon midt i sendingen.

Bekreft skriftlig hva som er sendt, når, og hvordan det skal brukes. Be om kort tilbakemelding når mottakeren har åpnet filene. Det gir begge parter trygghet, og du vet at leveransen faktisk fungerer hos dem som skal bruke den.

Noter også hva som fungerte og hva som ikke gjorde det, så neste leveranse starter på et bedre sted. Etter noen prosjekter blir sjekklisten din en naturlig vane.

• Åpne leveransen som mottaker
• Test tre filer i et enkelt prosjekt
• Be om bekreftelse på at alt er mottatt