Lysbildelayout til høstens webinarer: rutenett, maler og farger

Når sommerferien er over og kalenderen fylles opp med webinarer, kurs og fagdager, oppdager mange at presentasjonsmalen de bruker, har vokst seg rotete. Det ligger lysbilder med ulike skrifter, tre varianter av samme blå farge og logoer i fire størrelser. Jeg møter dette hos nesten alle deltakerne våre i begynnelsen av kurset, og det er sjelden en tegn på slurv. Malen har rett og slett blitt endret litt av gangen, av ulike personer, uten at noen har eid helheten.

Derfor foreslår jeg å bruke høstukene på en gjennomgang før travelheten tar til. Sett deg ned med de tre siste presentasjonene dine og se dem etter hverandre. Hva går igjen? Hva må du gjøre om hver gang? Det du justerer manuelt hver gang, hører hjemme i malen. Det du aldri bruker, kan fjernes. Dette er et lite arbeid som sparer deg for mange timer utover vinteren.

• Åpne de tre siste presentasjonene ved siden av hverandre
• Skriv ned hva du endrer manuelt hver gang
• Fjern oppsett du aldri har brukt

Et rutenett er den usynlige strukturen som får lysbildene til å virke i familie med hverandre. For skjermbruk holder det som regel med en enkel inndeling i kolonner med faste marger. Tenk på at webinarer ofte ses i et lite vindu ved siden av chatten, så tekst som ligger helt ut mot kanten, risikerer å bli beskåret eller ligge tett inntil spillerens kontroller. Hold derfor viktige elementer innenfor en trygg sone.

Bestem deg for tre eller fire faste oppsett: ett med bare overskrift, ett med tekst og bilde, ett med diagram og ett med et stort sitat eller tall. Når hvert oppsett har fastlagte plasser for overskrift og innhold, slipper du å flytte på ting for hånd, og lysbildene hopper ikke fra side til side når du blar. Det gir ro for tilskueren og mindre stress for deg som presenterer.

• Sett faste marger og hold viktig innhold innenfor dem
• Begrens deg til tre eller fire gjenbrukbare oppsett

Mange ser webinarer på kveldstid, i svakt lys og på skjermer med ulik lysstyrke. Da blir kontrast viktigere enn i et lyst møterom. Lys grå tekst på hvit bakgrunn, som ser elegant ut på din egen skjerm, kan forsvinne helt hos mottakeren. Test malen din på en annen skjerm, gjerne en telefon, og skru lysstyrken ned. Hvis du må myse, må fargene justeres.

Velg en liten palett: en hovedfarge, en aksentfarge og to nøytrale toner for tekst og bakgrunn. Aksentfargen bruker du sparsomt, bare på det som skal fanges først. Hvis alt er utheva, er ingenting det. Jeg anbefaler også å lagre fargene som faste verdier i malen, slik at kollegaer som låner den, ikke velger noe som ligner uten å være det samme.

• Test malen på telefon med lav lysstyrke
• Hold deg til hovedfarge, aksentfarge og to nøytrale

Skrift som fungerer på en scene med stor lerret, er ofte for liten på en bærbar skjerm, og omvendt. En god tommelfingerregel for lysbilder som skal leses på skjerm, er å velge størrelser du ville vært komfortabel med om bildet ble krympet til en tredjedel. Overskrifter bør være tydelig større enn brødtekst, og brødtekst bør ikke gå under en nivå der du må lene deg mot skjermen.

Skriv også kortere. Et lysbilde med fem linjer fulltekst blir enten lest i stedet for at du blir lyttet til, eller ignorert. La lysbildet bære ett poeng, og la deg selv bære resten. Hvis du må ha detaljer, legger du dem i et vedlegg eller en egen oppsummering etter arrangementet. Det gjør både presentasjonen og etterarbeidet bedre.

• Test lesbarhet ved å se lysbildet i en tredjedels størrelse
• Ett poeng per lysbilde

Hvis flere i teamet ditt lager presentasjoner, er malen like mye et verktøy for samarbeid som for design. Legg inn plassholdertekst som forklarer hva hver boks er ment til, for eksempel hvor lang en overskrift kan være. Lås det som ikke skal flyttes, som logo og bunnlinje, slik at ingen kommer borti dem ved et uhell. Dette virker pedantisk, men det er nettopp det som holder malen like pen etter ti brukere som etter én.

Gi også malen en enkel navngiving og versjonsmerking i filnavnet, så alle vet hvilken som er gjeldende. Jeg har sett team bruke en hel måned på å finne ut hvorfor to presentasjoner så ulike ut, bare fordi de to hadde hver sin utgave. En delt mappe og en kort bruksanvisning på første lysbilde løser det meste av dette.

• Bruk plassholdertekst som forklarer feltene
• Lås logo og bunnlinje
• Merk filene med versjon

Den siste og kanskje viktigste vanen er å kjøre en prøve i samme verktøy som du skal sende fra. Delingen av skjermen kan endre fargene litt, komprimere bildene og klippe kantene. Se gjennom hele presentasjonen slik tilskuerne vil se den, helst med en kollega som lytter fra en annen enhet og sier ifra om noe er uleselig.

Gjør prøven minst en dag før, ikke rett før du går på. Da har du tid til å rette opp i det du oppdager, uten å måtte gjøre hastverksendringer som ødelegger malen. Noter dessuten hva du ville endret, og ta det med inn i neste runde med oppdatering av malen. Slik blir vinteren en jevn forbedring, ikke en rekke brannslukkinger.

• Kjør prøven i samme verktøy som du skal sende fra
• La en kollega se fra en annen enhet