Fra tallrot til tydelig søylediagram: Kristoffers webinar om kvartalstall

Kristoffer kom til oss en høstdag med et problem mange kjenner igjen. Han skulle holde et webinar for en liten bransjeforening og hadde lagt alle kvartalstallene inn i én stor tabell. Tolv kolonner, små tall og en tittel som tok halve bredden. På hans egen skjerm så det ryddig ut. På en delt skjerm, sett gjennom en videostrøm, ble det en grå flate.

Jeg møtte ham på et av kursene våre, og han la frem lysbildet uten å si noe først. Det trengte han heller ikke. Jeg ba ham sitte et par meter bak skjermen og lese høyt det han så. Han kom til tredje rad før han ga opp. Den øvelsen gjør vi ofte, fordi den viser raskere enn noen forklaring hva tilhørerne opplever.

Poenget hans var egentlig enkelt: salget hadde flyttet seg fra to produktlinjer til én. Men budskapet lå gjemt i tallene, og tilhørerne måtte lete etter det selv.

Før vi åpnet noe tegneprogram, stilte vi tre spørsmål. Hva er den ene tingen tilhørerne skal huske? Hvor lenge er lysbildet på skjermen? Og hvem ser på, og hva slags skjerm har de? Kristoffer svarte at poenget var forskyvningen mellom produktlinjene, at lysbildet ville stå i omtrent et halvt minutt, og at mange nok så på mobil.

Det siste svaret endret mye. På en mobilskjerm krymper alt, og tekst som er fjorten punkter på en stor skjerm blir nesten uleselig. Da vi satte det opp mot tabellen, var det tydelig at vi måtte kutte radikalt, ikke bare gjøre skriften større.

Vi skrev poenget som én setning på et ark: «Produktlinje B tok over fra A i løpet av året.» Alt som ikke støttet den setningen skulle ut av lysbildet, eller flyttes til et vedlegg som deltakerne kunne få etterpå.

Vi endte med et gruppert søylediagram med fire kvartaler og to søyler i hvert. To farger, med klar forskjell i lysstyrke, slik at de også kan skilles av dem som ser dårlig farger. Etiketten stod rett ved søylen, ikke i en forklaringsboks til siden, så blikket slapp å hoppe frem og tilbake.

Kristoffer ville først beholde alle tolv månedene. Vi prøvde det, og så at søylene ble så smale at tallene mellom dem fløt sammen. Kvartaler var nok til å vise forskyvningen. Månedstallene havnet i et eget vedlegg, og det var egentlig der de hørte hjemme.

Tittelen på lysbildet sa selv hva diagrammet viste: «B overtok fra A i andre halvår». En tittel som beskriver konklusjonen gjør mer enn en som bare navngir temaet, fordi tilhørerne får svaret før de begynner å lese søylene.

Når tilhørerne bare har noen sekunder, må øyet få en rekkefølge. Vi satte tittelen størst, deretter tallene på søylene, og lot aksene være diskret grå. Akselinjene fikk bort alt som ikke trengtes: ingen rutenett, ingen tusenskilletegn på akser som ikke ble lest.

Skriften valgte vi etter lesbarhet, ikke utseende. Vi brukte en rolig skrifttype uten snirkler, med tydelig forskjell mellom tallene én og sju, og en tykkelse som holdt seg skarp også når videostrømmen komprimerer bildet. Vi testet ved å eksportere en prøveramme og se den på en gammel telefon.

Testen avslørte at den tynneste skriftvekten ble mykere enn vi ville, så vi gikk én vekt opp. Slike småjusteringer er sjelden synlige for den som ser, men de avgjør om tallet leses eller gjettes.

Kristoffer fortalte etterpå at det første han la merke til var stillheten. Før hadde han fått spørsmål om hvilket tall han pekte på. Nå kom spørsmålene til innholdet: hvorfor skjedde skiftet i tredje kvartal, og hva betød det for neste års planlegging. Det er forskjellen på grafikk som forklarer og grafikk som må forklares.

Han brukte lysbildet i omtrent førti sekunder og snakket ut fra det, uten å lese tall høyt. Tallene stod der for dem som ville sjekke, og budskapet stod i tittelen for dem som ikke ville.

Jeg skal ikke overdrive hva et enkelt diagram utretter. Det erstatter ikke en god forklaring. Men det fjernet hindringen mellom det Kristoffer ville si og det tilhørerne kunne ta imot, og det var hele oppgaven.

Etter webinaret ba han om å få lage resten av serien på samme måte. Vi satte opp en enkel mal med faste farger, fast plassering av tittel og samme skriftstørrelser, slik at neste lysbilde ikke måtte starte fra null. Malen er hans egen og brukes av dem han samarbeider med.

Han la også inn en vane: å skrive poenget som én setning før han åpner programmet. Den setningen avgjør hva som får være med på lysbildet og hva som må vente. Det høres selvsagt ut, men det er den delen folk hopper over.

Vi snakker ofte om dette i modulen om forklarende diagrammer: å bygge et diagram baklengs fra budskapet, ikke forlengs fra dataene. Kristoffers case er et godt eksempel fordi tallene var de samme før og etter. Bare rekkefølgen av hva tilhørerne så, var endret.

• Skriv poenget som én setning før du tegner
• Test lesbarheten på en liten skjerm
• Legg detaljtall i et vedlegg, ikke på lysbildet
• La tittelen si konklusjonen
• Bruk to farger med tydelig forskjell i lysstyrke